Vad är en personalliggare?

Kort svar

Personalliggaren är ett kontrollverktyg. Den ska visa vilka personer som är verksamma i lokalen just nu och vilka som har varit det tidigare, med tidpunkt för när varje arbetspass började och slutade. Enligt Skatteverkets översikt är syftet att motverka svartarbete och ge en mer rättvis konkurrens mellan företag.

Kravet gäller inte alla företag. Det är kopplat till vissa branscher, bland annat restaurang, frisör och skönhetsvård, fordonsservice, tvätteri, livsmedels- och tobaksgrossister samt bygg. Vilka branscher som omfattas och vilka undantag som finns går vi igenom i guiden Vilka branscher måste föra personalliggare?.

Vem antecknas?

Lagen använder ordet verksam, och det är bredare än anställd. Den som deltar i verksamheten ska normalt antecknas, oavsett om personen får lön. Det kan vara ägaren, en praktikant, en familjemedlem som hjälper till eller personal från ett bemanningsföretag. Skatteverkets vägledning beskriver vilka uppgifter som ska finnas för varje person, bland annat namn och identifieringsuppgift.

Den som tillfälligt kommer in för ett fristående uppdrag, till exempel en servicetekniker från ett annat företag, ska normalt inte föras in. Gränsfall bör bedömas mot källan, inte mot en checklista.

Hur start och slut registreras

Det centrala är tidpunkten. Arbetspassets början och slut ska antecknas i direkt samband med att det händer – inte i efterhand vid veckans slut. Ett arbetspass är en sammanhängande period, och en person kan ha flera pass samma dag. Normala pauser och luncher bryter inte passet.

Om en registrering blir fel ska den rättas så att det går att se vad som ändrats, av vem och när. Det ursprungliga ska inte försvinna. Hur det fungerar i praktiken förklarar vi i guiden om rättelser.

Pappersbok, elektronisk liggare eller tidrapport?

Pappersliggare. För verksamhetslokaler kan liggaren enligt Skatteverket föras manuellt eller elektroniskt. En bok i lokalen är enkel, men den är lätt att glömma, svår att läsa i efterhand och ändringar kräver noggrannhet.

Elektronisk personalliggare. Registreringen görs i en app eller på en enhet. Ändringar ska då loggas så att det framgår vem som gjort dem och när. Byggbranschen har egna, strängare krav på elektronisk liggare som inte ska blandas ihop med verksamhetslokaler.

Tidrapport och lön. En tidrapport är ett underlag för lön eller fakturering. Den kan vara rättad i efterhand och visar inte nödvändigtvis när någon faktiskt var på plats. Ett lönesystem kan alltså inte automatiskt ersätta en personalliggare, och tvärtom. TidSäker är en personalliggare – inte ett lönesystem och inte en tidrapport för lön.

Kontroll och bevarande

Skatteverket kan göra oannonserade kontrollbesök. Liggaren ska då kunna visas direkt, och den ska bevaras under den tid som anges i reglerna – enligt Skatteverket till och med andra året efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gick ut. Se vägledningen för exakt formulering. Hur ett besök kan gå till i praktiken beskriver vi i guiden om kontrollbesök.

Branschguider

• Restaurang, kafé och catering
• Frisör och skönhetsvård
• Bilverkstad och fordonsservice
• Så väljer du digital personalliggare
• Pris för TidSäker

Vanliga frågor

Behöver alla företag en personalliggare?

Nej. Kravet gäller vissa branscher. Kontrollera din bransch och eventuella undantag i branschguiden.

Ska ägaren själv antecknas?

Ja, om ägaren är verksam i lokalen och företaget omfattas av kravet. Undantag finns för vissa familjeföretag – se källan.

Räcker vår tidrapport?

Normalt inte. Tidrapporten visar arbetstid för lön, inte när personen faktiskt började och slutade i lokalen.