Integritetspolicy

Kundföretaget är personuppgiftsansvarigt för sin personalliggare. Företaget bestämmer ändamål och rättslig grund för behandlingen av personalens identitets- och närvarouppgifter samt för användning av den frivilliga platsfunktionen.

Kellerman Media Inc., registrerat i Ontario, Kanada, driver TidSäker och behandlar uppgifter i personalliggaren på kundföretagets instruktioner. Kellerman Media Inc. är separat personuppgiftsansvarigt för egna kontakter, tjänsteadministration, support och fakturering i den utsträckning behandlingen sker för dessa egna ändamål. Kontakt: support@tidsaker.se.

Kontakta oss på support@tidsaker.se.

• Konto och behörighet: namn, e-postadress, kontokoppling, företagsmedlemskap, roll, inbjudningsstatus och kontoåtgärder.
• Företag och personal: företagsnamn, organisationsnummer, arbetsplatsens namn och adress samt medarbetarens namn och svenska personnummer, samordningsnummer eller utländska identitetsuppgift.
• Personalliggare: in- och utcheckningar, serverns registreringstid, registreringssätt, rättelsebegäranden, rättelser, skäl och vem som utfört en administrativ åtgärd. Historiken är append-only, vilket innebär att rättelser läggs till utan att den ursprungliga händelsen skrivs över.
• Arbetsplats och frivilligt platsstöd: arbetsplatsens koordinater och inställda område. När platsstöd används behandlas ankomst eller avfärd, telefonens tid, serverns mottagningstid och tidsbedömning, noggrannhet, appens läge, installations-id, appversion, vald registreringsmetod och diagnostiskt resultat. Ingen löpande koordinatserie eller rörelsehistorik lagras.
• Support: namn, e-postadress, valt ämne och meddelande. Meddelandet skickas som e-post till supporten och sparas inte i TidSäkers databas. En envägsidentifierare av avsändarens nätverksadress används tillfälligt för att begränsa missbruk.
• Fakturering: företagsnamn, organisations- och momsregistreringsuppgifter, faktureringsadress, skatteunderlag och kontroller, godkännande av debiteringsvillkor, fakturaperioder och vilka personer som ingår i debiteringsunderlaget. Vid kortkoppling hanteras betalningen av betalningsleverantören; TidSäker sparar leverantörens kund- och betalningsreferenser samt korttyp, kortets sista fyra siffror och kort- och faktureringsland, men inte fullständigt kortnummer.

Uppgifterna används för att skapa och administrera konton och företag, föra personalliggare, visa historik och kontrollunderlag, hantera behörigheter och rättelser, ge frivilligt platsstöd, förebygga missbruk, ge support samt administrera debitering och betalning.

Kundföretaget ansvarar för att fastställa och informera om rättslig grund för personalens uppgifter. Att en medarbetare väljer ett platsläge är ett val av registreringsmetod och är inte ett GDPR-samtycke som rättslig grund. Kellerman Media Inc:s egen behandling grundas, beroende på situationen, på avtal, rättsliga skyldigheter eller berättigade intressen såsom säker drift, support och administration.

Medarbetare kan se sina egna uppgifter. Behöriga administratörer hos kundföretaget kan se och hantera uppgifter för det egna företaget. Åtkomsten avgränsas i systemet efter konto, företag och roll.

TidSäker bygger på ett antal underleverantörer. Webbdriften levereras av en leverantör av webbdrift, uppgifter i tjänsten lagras och inloggningen hanteras av en leverantör av datalagring och inloggningstjänst, e-post till support och systemaviseringar skickas via en leverantör av e-posttjänster, och när ett företag kopplar ett kort eller fakturering genomförs hanteras betalningen av en leverantör av betalningshantering. Leverantörerna behandlar uppgifter enbart för att tillhandahålla respektive tjänst.

Kellerman Media Inc. är etablerat i Kanada och behandling kan därför ske där. Tekniska leverantörer kan också behandla uppgifter utanför EU/EES beroende på deras aktuella drift, underleverantörer och kundinställningar. Kontakta support@tidsaker.se om du vill veta mer om var uppgifterna behandlas och vilka skyddsåtgärder som gäller för en viss överföring.

• Personalliggaren: uppgifter behöver bevaras enligt reglerna om personalliggare. Skatteverkets angivna bevarandetid är två år efter utgången av det kalenderår då det för verksamheten gällande beskattningsåret gick ut.
• Platssignaler: ett automatiskt dagligt gallringsjobb är konfigurerat med 30 dagars gräns för råa geofence-observationer. Vi anger ändå inte 30 dagar som en garanterad maximal lagringstid, eftersom faktisk gallring av alla signaler med kopplade förslag eller beslut inte kan bekräftas i nuvarande implementation. När en signal leder till ett förslag, beslut eller en närvarohändelse kan dessa separata uppgifter behöva bevaras längre för liggarens historik och spårbarhet.
• Konto: du kan själv ta bort ditt inloggningskonto på sidan Konto. Borttagningen sker direkt efter att du bekräftat och loggat in på nytt, och sidan visar när den är klar. Uppgifter i personalliggaren (person- och identifieringsuppgifter, in- och utcheckningar och rättelser) raderas inte, utan kopplas bort från kontot och bevaras så länge lagen kräver: för verksamhetslokaler två år efter utgången av det kalenderår då företagets beskattningsår avslutades. Är du företagets sista administratör avslutas företaget i TidSäker om du uttryckligen godkänner det; liggaren kan då lämnas ut till behörig företagsföreträdare via support.
• Support och fakturering: ingen särskild automatisk gallringsfrist kan bekräftas i nuvarande implementation. Uppgifterna sparas inte längre än vad som behövs för ärendet, avtalet, redovisning, rättsliga krav eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Du kan, beroende på omständigheterna, begära tillgång, rättelse, radering, begränsning eller dataportabilitet och invända mot viss behandling. För uppgifter i arbetsgivarens personalliggare kontaktar du i första hand kundföretaget. För TidSäkers egna behandlingar kontaktar du support@tidsaker.se.

Vissa uppgifter kan inte raderas direkt när lag kräver att de bevaras. Om du anser att personuppgifter behandlas felaktigt kan du lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, via imy.se.

Policyn kan uppdateras när tjänsten eller behandlingen förändras. Aktuell version och datum visas alltid på den här sidan.