Vilka branscher måste föra personalliggare? Regler och undantag 2026

Sex branschområden omfattas

Enligt Skatteverket ska företag föra personalliggare när de bedriver verksamhet inom bygg, fordonsservice, kropps- och skönhetsvård, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, restaurang eller tvätteri. Frisör- och hårvårdsverksamhet ingår i kropps- och skönhetsvård. Läs Skatteverkets översikt över personalliggare för länkar till reglerna för varje bransch.

• Bygg
• Fordonsservice
• Kropps- och skönhetsvård
• Livsmedels- och tobaksgrossister
• Restaurang
• Tvätteri

Det är verksamhetens faktiska innehåll som är avgörande, inte bara vilket namn företaget använder eller vilken branschkod som registrerats. Gränsdragningen kan därför kräva en närmare bedömning om företaget erbjuder flera slags tjänster. Vid osäkerhet bör du kontrollera den branschspecifika informationen hos Skatteverket eller fråga myndigheten innan du väljer arbetssätt.

Vad ska antecknas i verksamhetslokalen?

För andra branscher än bygg ska personalliggaren innehålla företagets identitetsuppgifter och uppgifter om varje verksam person. För varje arbetsdag antecknas för- och efternamn, personnummer, samordningsnummer eller motsvarande utländskt nummer. Arbetspassets start och slut ska registreras i direkt samband med att arbetet börjar respektive slutar.

Kravet gäller inte bara avlönade anställda. Även exempelvis praktikanter, släktingar som hjälper till och personal som hyrts in från ett bemanningsföretag kan behöva antecknas. En servicetekniker från ett annat företag som bara tillfälligt utför ett fristående arbete i lokalen är däremot ett exempel som Skatteverket skiljer från dem som är verksamma i den egna rörelsen. Se hela beskrivningen i Skatteverkets vägledning för verksamhetslokaler.

Liggaren ska föras löpande och finnas tillgänglig i verksamhetslokalen vid ett kontrollbesök. Om den förs elektroniskt ska alla händelser loggas så att det går att se vem som gjort en ändring och när. Uppgifterna ska också kunna granskas bakåt i tiden. En elektronisk lösning tar alltså inte bort företagets ansvar för att uppgifterna är korrekta, aktuella och tillgängliga.

Företagaren kan låta någon annan sköta registreringen, men ansvaret för att liggaren förs på rätt sätt ligger fortfarande hos verksamheten. Rutinen behöver därför fungera även när ordinarie administratör inte är på plats. Vid en kontroll ska någon i lokalen kunna visa liggaren och de uppgifter som hör till den.

Två undantag att känna till

Det finns ett familjeundantag för vissa företagsformer utanför byggbranschen. En enskild näringsidkare behöver inte föra personalliggare när bara näringsidkaren själv, make eller maka och barn under 16 år är verksamma. Motsvarande kan gälla i fåmansföretag och fåmanshandelsbolag när bara företagsledaren, dennes make eller maka och barn under 16 år arbetar. Börjar någon annan arbeta inträder skyldigheten enligt närmare regler som Skatteverket beskriver.

Det andra undantaget rör blandad verksamhet i samma lokal. Om 75 procent eller mer av verksamheten är annan verksamhet än sådan som kräver personalliggare, behöver personalliggare normalt inte föras. Skatteverket anger att bedömningen vanligtvis kan utgå från hur omsättningen fördelas. Om den personalliggarpliktiga delen når 25 procent ska däremot alla verksamma i den berörda verksamhetslokalen antecknas. Båda undantagen beskrivs närmare i Skatteverkets information och gäller inte byggverksamhet.

Bygg har särskilda regler

Den som bedriver byggverksamhet ska med vissa särskilda undantag föra en elektronisk personalliggare. Byggherren har bland annat ansvar för att anmäla byggarbetsplatsen till Skatteverket innan det faktiska byggandet börjar och för att tillhandahålla utrustning. Entreprenörer har egna skyldigheter att föra in personer och arbetspass. Ansvarsfördelning, byggarbetsplatsens identifikationsnummer och reglerna om vilka arbeten som omfattas gör att bygg behöver hanteras separat.

Läs alltid Skatteverkets aktuella information om personalliggare i byggbranschen. TidSäker lämnar inte någon utfästelse om att tjänsten uppfyller byggbranschens särskilda krav.

Hur länge ska personalliggaren sparas?

Skatteverkets formulering är att personalliggaren ska sparas i två år efter utgången av det kalenderår då det beskattningsår som gäller för verksamheten gick ut. Det är alltså inte samma sak som en generell lagringstid på 24 månader från varje anteckning. Om företaget har brutet eller förlängt räkenskapsår kan den faktiska tiden från anteckning till gallring bli längre än tre år.

Företaget behöver därför knyta sin gallring till rätt beskattningsår och kalenderår, inte bara räkna dagar från varje arbetspass. Bevarandetiden och kravet på att kunna granska elektroniska ändringar bakåt i tiden framgår av Skatteverkets vägledning.

Så kan TidSäker användas

TidSäker ger medarbetare en manuell väg för in- och utcheckning. Företaget kan välja platsstöd som stöd för registreringen, men en utebliven platssignal visar inte i sig att någon varit frånvarande. Rättelser läggs till med spårbar historik i stället för att den ursprungliga registreringen skrivs över.

Tjänsten är ett verktyg för registrering och underlag. Företaget ansvarar fortfarande för att bedöma om verksamheten omfattas, vilka personer som ska antecknas och om den valda lösningen motsvarar de regler som gäller i den egna situationen. Vid tveksamhet bör Skatteverkets aktuella information vara utgångspunkt.

Fortsätt med vår inköpsguide till digital personalliggare, guiden för frisör och skönhetsvård eller förklaringen av automatik och platsregistrering.