Personalliggare vid Skatteverkets kontrollbesök

Vad händer vid ett kontrollbesök?

Vid ett kontrollbesök stämmer Skatteverket av liggaren mot vilka som faktiskt arbetar i lokalen. De som är verksamma kan få legitimera sig. Liggaren ska alltså vara aktuell i stunden och hålla de uppgifter som krävs. Skatteverkets vägledning beskriver kontrollen och vilka uppgifter liggaren ska innehålla.

Det här är företagets ansvar, inte verktygets. En app kan göra det lättare att föra och visa liggaren, men den gör inte verksamheten godkänd och den ersätter inte rutiner.

Checklista före ett besök

1. Alla verksamma finns med. Ny personal, inhyrda och praktikanter är inlagda innan de börjar arbeta.
2. Identifieringsuppgifter är ifyllda. Varje person har personnummer eller motsvarande identifiering registrerad.
3. Dagens registreringar stämmer. De som är på plats har en start, och de som gått har ett slut.
4. Någon behörig är alltid på plats. Minst en person med administratörsbehörighet ska kunna öppna liggaren om ägaren är borta.
5. Personalen vet vad som gäller. Alla vet att de ska registrera direkt, och vem de ska hänvisa till vid ett besök.
6. Fel rättas löpande. En glömd utcheckning rättas samma dag med ett skäl – inte veckan efter.

Så visar du liggaren i TidSäker

Kontrollvyn finns bara för administratörer. Den visar företagets namn och organisationsnummer, arbetsplatsens adress och de registreringar som gäller för vald dag – med rättelser inräknade. Du kan bläddra till föregående dagar eller välja ett datum.

Kontrollvyn visar fullständiga identitetsuppgifter. Därför öppnas den med ett eget steg och är tänkt att användas just vid ett kontrollbesök. Vanliga medarbetare ser inte andras identitetsuppgifter – de ser bara sin egen registrering och historik. Det är därför viktigt att det finns en behörig administratör på plats.

Export låter administratören ta ut historik för en period som fil, till exempel om Skatteverket begär uppgifter i efterhand. Historiken bevaras: rättelser läggs till ovanpå det ursprungliga i stället för att skriva över det.

Bevarande

Liggaren ska bevaras till och med andra året efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gick ut, enligt Skatteverket. Det är företagets skyldighet. Se till att någon i företaget har åtkomst och vet hur uppgifterna tas fram, även om ni slutar använda en viss tjänst.

Om något är fel när de kommer

Var saklig. Visa liggaren som den är. Rätta inte i stressen medan kontrollen pågår, och lägg aldrig in pass som inte har ägt rum. Om något har missats, rätta det efteråt på rätt sätt med ett tydligt skäl – men räkna inte med att en sen rättelse tar bort en brist som redan har konstaterats. Läs mer i guiden om rättelser.

Vanliga frågor

Kan en vanlig medarbetare visa liggaren?

I TidSäker kräver kontrollvyn administratörsbehörighet. Ge rätt behörighet till den som ofta är ansvarig på plats.

Fungerar det på telefonen?

Ja. Kontrollvyn öppnas i webbläsaren när du är inloggad som administratör.

Gör TidSäker att vi klarar kontrollen?

Nej, ingen tjänst kan lova det. Det avgörs av hur liggaren faktiskt förs i er verksamhet.