Byta personalliggare – checklista för ett tryggt byte

Checklista

1. 1

   Bestäm ett bytesdatum

   Bestäm en tydlig övergångstidpunkt, helst när ingen arbetar. Pass som börjar före övergången registreras färdigt i den gamla liggaren, både start och slut, även om de slutar efter tidpunkten. Pass som börjar efter övergången registreras i TidSäker. Då finns varje verklig start och slut på ett ställe, utan glapp.

2. 2

   Spara tidigare underlag

   Kontrollera att den gamla liggaren är komplett fram till bytesdatumet och spara den i ett läsbart format, till exempel en export eller utskrift från det gamla systemet. Tidigare historik förs inte över automatiskt till TidSäker. Följ era egna rutiner och Skatteverkets regler för hur länge underlaget ska sparas; se guiden om branscher och bevarande.

3. 3

   Skapa företaget och arbetsplatsen

   Skapa konto och bekräfta e-postadressen. Ange företagsuppgifter, den första arbetsplatsen och din egen identifikation.

4. 4

   Bjud in personalen

   Bjud in varje medarbetare via e-post från administrationen. Var och en får ett eget konto; konton delas inte.

5. 5

   Kontrollera konton före bytet

   Se till att alla kan logga in på sina enheter och hittar knappen för in- och utcheckning. Manuell registrering fungerar utan platsåtkomst, även på Android. Gör inga testregistreringar i företagets liggare – registreringar ska motsvara verkligt arbete. Om webben och iPhone-appen.

6. 6

   Följ upp första riktiga passet

   Efter bytet: kontrollera att det första riktiga arbetspasset syns med rätt start och slut i historiken.

7. 7

   Slå på iPhone-automatik senare, om ni vill

   Automatiken är valfri. Den kräver att företaget tillåter den, att arbetsplatsens position är sparad, att medarbetaren själv väljer den och att iPhone ger platsåtkomst. Börja gärna manuellt och lägg till automatik när rutinen sitter. Läs om automatik.

8. 8

   Kontrollera historik och kontrollvy

   Öppna historiken och kontrollvyn efter de första dagarna. Kontrollvyn visar liggaren och vilka som är incheckade just nu. Så går ett kontrollbesök till.

9. 9

   Rätta fel spårbart

   Har någon glömt att checka in eller ut läggs en rättelse till med verklig tid och skäl. Originalet finns kvar i historiken. Guide om rättelser.

Det här får ni i TidSäker

Manuell in- och utcheckning på mobil och dator, en egen iPhone-app med valfri automatik, egen historik för varje medarbetare, rättelser med skäl som sparas spårbart, kontrollvy för administratören och export av liggaren som CSV-fil.

Vad kostar det efter bytet?

De första 30 dagarna är gratis och inget kort krävs. Därefter kostar det 95 kr för första aktiva personen och 49 kr för varje ytterligare. Med 4 aktiva blir det 242 kr och med 10 aktiva 536 kr per månad, före skatt och eventuell rabatt. Se pris och exempel.

Behöver du hjälp med bytet?

Kontakta supporten om du vill gå igenom bytet. Fler svar finns bland vanliga frågor, och fler guider under Guider, till exempel så väljer du digital personalliggare och jämförelsen med Nuba.